BÜRO-BEISPIEL · GUTEN MORGEN, SHK-BÜRO

Alles Wichtige für heute. Ohne Postfach-Chaos.

Diese öffentliche Vorschau zeigt Beispieldaten aus E-Mail-Anfragen und Terminvorschlägen. Es gibt hier kein Login und keine Live-Verbindung. Ihr Büro prüft und entscheidet – das System bereitet vor.

BEISPIELANSICHTEin ArbeitstagKeine aktuellen Betriebsdaten

ANFRAGEN7in dieser Vorschau

DRINGEND3vorrangig zu prüfen

ENTWÜRFE7als Beispiel vorbereitet

TERMINVORSCHLÄGE3keine gebuchten Termine

HÖCHSTE PRIORITÄT · NOTFALL-BEISPIEL

Wasserschaden im Keller: Rohr geplatzt

Notfall

„Im Keller ist ein Rohr geplatzt und Wasser tritt aus. Standort: Hürth.“

Kunde: Hausverwaltung Parkblick
Kanal: E-Mail
Erkannt: Wasserschaden, Priorität Notfall
Schutz: Keine Ferndiagnose

Vorschau · Antwortentwurf liegt zur Prüfung bereitVorschau · Notfall, sofort anrufen

Notfälle wie Gas, Kohlenmonoxid, Brand oder Wasserschaden erkennt ATLAS nur nach Stichwörtern und kann sie übersehen. Im Pilot erscheint ein erkannter Notfall als roter Hinweis, sobald Sie den Arbeitsplatz öffnen, neu laden oder „Postfach jetzt abrufen“ wählen; die geöffnete Seite aktualisiert sich nicht selbst. Ist die Warnmail eingerichtet und freigeschaltet, sendet ATLAS nach dem Import eine E-Mail an den Pilotkontakt. Es gibt keine Push- oder SMS-Benachrichtigung und keine Echtzeit-Überwachung; die Warnung kann sich bis zum Abruf verzögern. Für Notfälle erzeugt ATLAS keine Terminvorschläge. Bei Gefahr rufen Sie sofort die 112 an.

REVIEW-WARTESCHLANGE

6 Entwürfe zur Prüfung

Kein automatischer Versand

Wasserschaden mit SicherheitsanweisungSicherheitsanweisung zuerst; keine Rückfragen, keine Terminzusage

Vorschau

HeizungsausfallFehlende Angaben abgefragt; keine Ferndiagnose, keine Preisangabe

Vorschau

Heizkörper bleibt kaltFehlende Angaben abgefragt (Adresse, Telefon, Gerät, Wunschzeitraum)

Vorschau

WärmepumpenberatungKeine Preis- oder Terminzusage

Vorschau

SanierungsanfrageFehlende Angaben abgefragt (Adresse, Telefon, Wunschzeitraum); keine Ferndiagnose, keine Preisangabe

Vorschau

Lüftungs- und KlimaserviceFehlende Angaben abgefragt (Adresse, Telefon, Gerät, Wunschzeitraum)

Vorschau

Beispielhafte Antwortentwürfe. Im Pilot entstehen Entwürfe je Einrichtung aus festen Vorlagen oder mit KI-Unterstützung. Das Büro prüft und ergänzt sie vor der Freigabe. Bei einem erkannten Notfall bleibt es bei einer festen Sicherheitsanweisung (Notruf 112); Rückfragen und Terminzusage entfallen.

AKTUELLE VORGÄNGE

Neue Kundenanfragen

Jede übernommene Nachricht wird ein eigener Vorgang

Kunde	Anliegen	Kanal	Priorität	Status
Hausverwaltung ParkblickHürth	Wasserschaden im Keller: Rohr geplatzt	E-Mail	Notfall	Zu prüfen
Familie NeumannKöln-Bocklemünd	Heizung vollständig ausgefallen	E-Mail	Hoch	Zu prüfen
Marco SchmitzFrechen	Heizkörper im Schlafzimmer bleibt kalt	E-Mail	Hoch	Zu prüfen
Hausverwaltung LindenhofPulheim	Beratung für eine Wärmepumpe	E-Mail	Normal	Zu prüfen
Familie BergerFrechen	Altbausanierung: Bad und Leitungen erneuern	E-Mail	Normal	Zu prüfen
Praxis am MarktKöln	Kundendienst für Lüftung und Klimaanlage	E-Mail	Normal	Zu prüfen
Julia AlbrechtKöln-Ehrenfeld	Wartung der Gastherme anfragen	E-Mail	Normal	Freigegeben, Versand durch Sie

Priorität und Status sind frei gewählte Beispiele. Im Pilot vergibt eine feste Regelliste die Priorität, Notfälle stehen zuerst. Neue Nachrichten werden schrittweise erfasst, beim ersten Abruf auch vorhandene Nachrichten. Je Abruf werden bis zu 10 Nachrichten ausgewertet, bei aktivierten Bürohinweisen bis zu 5. Bereits erfasste neuere Nachrichten werden zuerst bearbeitet. Weitere Seiten und bereits erfasste Nachrichten werden bei folgenden Abrufen weiterverarbeitet. Automatische Abrufe sind alle zwei Minuten für jeweils ein Postfach vorgesehen; mehrere Postfächer werden reihum bearbeitet. Gelesen wird nur Text, keine Anhänge oder Fotos. Übersprungene Mails erscheinen nicht als Vorgänge. Die Ansicht enthält alle noch nicht als versendet oder abgelehnt markierten Vorgänge sowie die 50 neuesten Vorgänge. Die vollständigen Regeln stehen in den AGB.

TERMINABSTIMMUNG · BEISPIEL

Terminvorschläge zur Prüfung

3 offen

09:30

Wartung GasthermeJulia Albrecht · Köln-Ehrenfeld

Vorschlag

11:00

Heizkörper bleibt kaltMarco Schmitz · Frechen

Vorschlag

14:00

WärmepumpenberatungHausverwaltung Lindenhof · Pulheim

Vorschlag

Uhrzeiten und Status sind Beispiele. Im Pilot schlägt ATLAS auf Klick des Büros bis zu drei Termine nach den hinterlegten Betriebsregeln vor. Ohne eigene Regeln gelten Montag bis Freitag, 8 bis 16 Uhr (Europe/Berlin), mindestens 24 Stunden Vorlauf und höchstens 14 Tage im Voraus; Feiertage sind dabei nicht ausgeschlossen. Bei freigeschalteten Betriebsregeln können Sie Zeiten, Pausen, Puffer, Sperrtage und bundesweite Feiertage berücksichtigen. Vorschläge werden gegen bekannte Belegungen geprüft, der Hauptkalender nur bei erteilter Freigabe und erreichbarem Anbieter. Eine Bestätigung in ATLAS hält zunächst die Auswahl fest. Bei eingerichteter Kalenderbuchung und passender Freigabe kann das Büro den Termin anschließend in Google oder Outlook buchen: Der Kalender wird erneut geprüft, und erst die Bestätigung des Anbieters zählt als Buchung. Unklare Ergebnisse müssen abgeglichen werden. Ohne diese Funktion bleibt die Übernahme per .ics-Datei. Es werden keine Kalendereinladungen versendet. Der Kundenlink zur Terminwahl funktioniert nur, solange der Pilot läuft.

SCHUTZREGELN · BEISPIEL

Diese Schutzregeln gelten im Pilot-Arbeitsplatz

Beschreibung

Eigene und automatische MailsRegelbasiert übersprungen

Zustellfehler und Abwesenheit, bei Google Spam und WerbungRegelbasiert übersprungen

Dieselbe NachrichtNur einmal übernommen

Automatischer KundenversandNicht freigeschaltet

Kalendereinträge durch ATLASNach Freigabe und Buchungsschritt

Beschreibung, keine Live-Anzeige. Die Regeln zu Kopfzeilen, Absender und Betreff sind Heuristiken: Werbe- oder automatische Mails können als Anfrage erscheinen, echte Kundenmails können irrtümlich übersprungen werden. Das betrifft auch Absender wie no-reply@ oder noreply@, etwa Benachrichtigungen aus Website-Kontaktformularen. Übersprungene Nachrichten erscheinen nicht als Vorgänge.

WAS DER PILOT UMFASST

Ein persönlicher Arbeitsplatz im Browser, mit Export für Ihre eigene Tabelle.

Der betreute Pilot läuft 5 oder 10 Kalendertage, also 120 beziehungsweise 240 Stunden. Er führt Eingang, Kategorie, Priorität, Antwortentwurf, Terminvorschläge und Bearbeitungsstand in Ihrem persönlichen ATLAS-Zugang. Die Zeit beginnt, wenn ATLAS Ihren freigegebenen Pilot startet und den persönlichen Zugangslink erstellt. Sie läuft auch dann bereits, wenn Sie den Link später öffnen oder Ihr Postfach erst später im Arbeitsplatz verbinden.

Solange der Zugang läuft, können Sie die Vorgänge als CSV oder JSON exportieren, zum Beispiel für Excel oder Google Sheets. Beide Exporte enthalten alle offenen sowie die 500 neuesten Vorgänge. Die CSV-Datei enthält keinen Antwortentwurf und keinen Nachrichtentext; der JSON-Export enthält zusätzlich diese Inhalte, Terminvorschläge, Betriebsregeln und Verbindungsangaben, aber keine Zugangsschlüssel. Ohne gesonderten bezahlten Zugang enden nach dem Pilot der Zugriff und der Postfachabruf. Die Aufbewahrungsfrist wird vor dem Start vereinbart. Automatische Löschung ist standardmäßig ausgeschaltet. Bei Freigabe der vorgesehenen 30-Tage-Regel werden importierte Pilotdaten frühestens 30 Tage nach Pilotende gelöscht; Pilotanfragen und vorhandene Sicherungen sind davon getrennt. Die Freigabe bei Google oder Microsoft bleibt bestehen, bis Sie sie dort entfernen.

Das Büro prüft Antworten und bestätigt die Terminauswahl. Kundenversand aus dem Arbeitsplatz ist derzeit noch nicht verfügbar. Bei eingerichteter Kalenderbuchung und erteilter Freigabe kann das Büro den Termin buchen. Automatischer Kundenversand ist derzeit nicht freigeschaltet. Diese öffentliche Seite zeigt Beispieldaten und löst keine echten Aktionen aus; sie ist kein ausgeliefertes Self-Service-Portal.

01 · Pilot persönlich vereinbaren; ATLAS startet ihn und erstellt Ihren Zugangslink02 · Postfach im Arbeitsplatz beim Anbieter freigeben03 · Terminregeln und verfügbare Freigaben im Arbeitsplatz prüfen04 · Pilot testen und entscheiden

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