Leistungsbedingungen

1. Anbieter und Geltungsbereich

Anbieter ist der Einzelunternehmer Can Harmanci, Kölner Straße 59, 50226 Frechen. AnfragePilot ist ein Produktangebot des Einzelunternehmers; „ATLAS AI“ und „AnfragePilot“ sind Produkt- beziehungsweise Markenbezeichnungen und keine eigenständigen Gesellschaften.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Diese Bedingungen gelten für AnfragePilot Büro.

2. Anfrage und Vertragsschluss

Die Auswahl einer Pilotphase von 5 oder 10 Kalendertagen ist zunächst ein unverbindlicher Testwunsch, kein Vertragsschluss und keine sofortige Freischaltung. Vor einem Pilotstart werden Beginn, Dauer, Leistungsumfang und etwaige Kosten gesondert vereinbart. Der angefragte Zeitraum beginnt nicht mit Absenden des Formulars. Ohne gesonderte Bestellung erfolgt weder eine automatische Verlängerung noch eine Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement.

Eine Prozessanalyse oder Rückfrage ist unverbindlich und begründet weder eine Zahlungspflicht noch einen Vertrag. Ein Direktkauf über Stripe Checkout gilt nur, wenn er auf dieser Website ausdrücklich als freigeschaltet gekennzeichnet ist. Dann gibt der Kunde mit Auswahl des Standardpakets, Zustimmung zu den einbezogenen Bedingungen und Abschluss des Stripe-Checkouts eine verbindliche B2B-Bestellung ab. Die Zahlung allein schließt keinen Vertrag. Der Vertrag kommt zustande, wenn wir die Bestellung in Textform bestätigen. Diese Bestätigung erfolgt nicht automatisch durch AnfragePilot.

Ohne diese Kennzeichnung erfolgt die Abstimmung persönlich; ein Kauf ohne persönliche Abstimmung ist dann nicht möglich. Eine zahlungspflichtige Weiterleitung erfolgt nur, wenn der Direktkauf freigeschaltet ist.

3. Pakete und Nutzungsumfang

„AnfragePilot Büro“ umfasst die Prozessaufnahme, den lesenden Abruf des Posteingangs, die regelbasierte Einordnung eingegangener Anfragen mit Notfall-Kennzeichnung im Arbeitsplatz (ohne automatische Benachrichtigung), interne Antwortentwürfe, Terminvorschläge mit Kundenwahl und Bestätigung durch den Betrieb, einen Arbeitsplatz im Browser mit CSV- und JSON-Export, Abnahmetests der Konfiguration und die Übergabe. Ein Website-Chatbot ist nicht Bestandteil des Angebots. Die Einordnung ist regelbasiert. Eine optionale KI-Formulierung für einen Teil des Antwortentwurfs ist technisch vorbereitet, aber nicht Bestandteil des freigeschalteten Standards. Ihr Einsatz bedarf gesonderter Einrichtung, Prüfung und Vereinbarung.

Der Standard gilt für einen Betrieb, einen Standort, ein Postfach (Gmail, Google Workspace oder Microsoft 365) mit dem eigenen Kalender des verbundenen Kontos und einen Arbeitsplatz im Browser. Der Arbeitsplatz wird über einen persönlichen Einmal-Zugangslink geöffnet und gilt für den Browser, in dem der Link eingelöst wird. Weitere Geräte oder Nutzer, andere Anbieter, weitere Standorte, Postfächer, Kalender oder Sonderintegrationen bedürfen einer vorherigen schriftlichen Vereinbarung. Für einen laufenden Pilot kann der Betreiber den Link neu ausstellen.

Zum Abruf des Posteingangs: ATLAS erfasst Nachrichten des Posteingangs schrittweise: bei Google bis zu 25 Nachrichtenkennungen je Abruf, bei Microsoft bis zu 250. Beim ersten Abruf sind darunter auch bereits vorhandene Nachrichten. Weitere Seiten werden mit einem gespeicherten Fortsetzungspunkt nachgeholt; bei vollständiger Erfassung wird die zeitliche Suchgrenze für neue Nachrichten aktualisiert. Den Inhalt wertet ATLAS für höchstens 10 noch nicht verarbeitete Nachrichten je Abruf aus, bei aktivierten Bürohinweisen höchstens 5. Neuere bereits erfasste Nachrichten werden zuerst bearbeitet; der Rest folgt in späteren Abrufen. Gelesen wird nur Text, keine Anhänge oder Fotos. Maße, Räume und Gerätefehlercodes werden nicht als Angaben ausgelesen; einzelne Stichwörter (etwa „Fehlercode“ oder „dringend“) können die Priorität erhöhen. Anhand fester Regeln werden übersprungen: Nachrichten der eigenen Kontoadresse, Nachrichten mit den Kopfzeilen Auto-Submitted, Precedence oder List-Id, Nachrichten von Absendern wie no-reply@, noreply@, postmaster@ oder mailer-daemon@ (das betrifft auch Benachrichtigungen aus Kontaktformularen von Websites), Zustellfehler- und Abwesenheitsmeldungen nach dem Betreff sowie, nur bei Google, die Kategorien Spam und Werbung. Diese Regeln sind Heuristiken; sie können echte Anfragen überspringen und unerwünschte Nachrichten übernehmen, und Aliasadressen des eigenen Postfachs werden nicht erkannt. Übersprungene Nachrichten erscheinen nicht im Arbeitsplatz. Dieselbe Nachricht wird nicht doppelt importiert; mehrere Nachrichten desselben Kunden werden nicht zusammengeführt.

Die Einordnung kennt sechs Kategorien (Heizung, Sanitär, Klima und Lüftung, Wartung, Regelung, Sanierung) sowie „allgemein“, vier Prioritäten und vier Hinweise auf fehlende Angaben (Adresse, Telefon, Gerät, Wunschzeitraum). Andere Gewerke, ein Betriebsprofil oder eine Anliegenart werden nicht erkannt. Der Antwortentwurf wird anhand fester Regeln vorbereitet. Erkannte Angaben können übernommen werden; der Betrieb prüft und vervollständigt den Text. ATLAS versendet keinen Entwurf und nimmt keinen Kontakt zum Kunden auf.

Terminvorschläge erzeugt ATLAS nur, wenn der Betrieb dies auslöst: bis zu drei Vorschläge, Montag bis Freitag zwischen 8 und 16 Uhr (Europe/Berlin; Feiertage werden nicht berücksichtigt), mit mindestens 24 Stunden Vorlauf und innerhalb von 14 Tagen. Geprüft wird gegen die in ATLAS erfassten Termine und, sofern die Kalenderfreigabe erteilt wurde und der Anbieter antwortet, gegen die Frei/Belegt-Zeiten des Hauptkalenders des verbundenen Kontos. Ohne gesondert freigeschaltete Kalenderbuchung bedeutet „Bestätigt“, dass der Betrieb den Termin in ATLAS erfasst hat; der Betrieb informiert den Kunden selbst und kann eine .ics-Datei herunterladen. Kalenderbuchung und Tabellenübertragung nach Google Sheets oder OneDrive sind technisch vorbereitet, benötigen aber gesonderte Einrichtung, technische Abnahme und Freischaltung. Sie sind damit noch nicht automatisch im jeweiligen Pilot aktiv. Für die Kundenwahl gibt der Betrieb dem Kunden einen persönlichen, zeitlich begrenzten Auswahllink ohne Anmeldung weiter. Er zeigt Betreff und Terminvorschläge der jeweiligen Anfrage, speichert nur die getroffene Auswahl und funktioniert nur, solange der Pilot läuft.

Im aktuellen Entwicklungsstand bleiben alle offenen Vorgänge im Arbeitsplatz sichtbar; abgeschlossene Vorgänge werden begrenzt angezeigt. Der Export umfasst alle offenen sowie bis zu 500 weitere Vorgänge, als CSV ohne Entwurfs- und Nachrichtentext oder als JSON mit Entwurfs- und Nachrichtentext, und steht nur während des laufenden Zugangs bereit.

Mit der Freigabe bittet ATLAS um Lesezugriff auf das Postfach. Technisch umfasst diese Berechtigung das gesamte Postfach; ATLAS ruft nur den Posteingang ab, schreibt nichts und sendet nichts. Außerdem fordert ATLAS die Frei/Belegt-Zeiten des Hauptkalenders (Google: calendar.freebusy, liefert nur Belegtzeiten; Microsoft: Calendars.Read, technisch auch Lesezugriff auf Kalendereinträge, ATLAS nutzt nur die Belegtzeiten) und die Adresse des Kontos an. Für diese Verfügbarkeitsprüfung verwendet ATLAS nur Beginn und Ende belegter Zeiträume. Zusätzliche Schreibrechte für eine Kalenderbuchung und Tabellenrechte werden erst bei gesonderter Einrichtung angefordert; der Betrieb muss ihnen beim Anbieter zustimmen.

Solange die Prüfverfahren der Anbieter nicht abgeschlossen sind, kann die Verbindung bei Google eingeschränkt sein: Zugelassen sind dann nur eingetragene Testnutzer, und die Freigabe läuft nach 7 Tagen ab. Danach ruft ATLAS das Postfach nicht mehr ab, bis die Verbindung erneut erteilt wird; das betrifft vor allem den Pilot von 10 Kalendertagen. Firmenkonten bei Microsoft können die Zustimmung eines Administrators verlangen. Ob die Verbindung für Ihr Konto möglich ist, klären wir persönlich vor Ihrer Bestellung beziehungsweise vor dem Pilotstart. Für den Pilot empfehlen wir ein Postfach ohne private Post.

Zum Hosting der öffentlichen Website siehe Abschnitt 3 der Datenschutzerklärung. Für den betreuten Pilot ist eine Cloudflare-Worker-Umgebung mit D1-Datenbank vorgesehen; die Daten der Betriebe sollen dort in einer gemeinsamen Datenbank liegen und logisch je Betrieb getrennt sein. Ein eigener n8n-Zugang des Betriebs und die Einbettung fremder Workflow-Oberflächen gehören nicht zum vereinbarten Standard. Das Website-Formular speichert Anfragen in der Website-Datenbank und kann sie über eine konfigurierte, geschützte Schnittstelle zur weiteren Bearbeitung weiterleiten. Diese Weiterleitung ist vom Postfachimport des Kundenbetriebs getrennt; dazu siehe die Datenschutzhinweise. Welche externen Dienste (insbesondere Google- oder Microsoft-Postfach und Kalender) angebunden werden und welche Kosten dafür anfallen, wird vor Beauftragung festgehalten.

4. Preis

AnfragePilot Büro kostet 1.199 Euro für die einmalige Einrichtung und 299 Euro pro Monat für den laufenden Betrieb, monatlich kündbar. Alle Preise sind Euro-Beträge. Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG. Zum Beginn der Monatsgebühr siehe Abschnitt 6.

Eine Pilotphase ist keine Voraussetzung für einen Kauf. Wird ein betreuter Pilot gesondert vereinbart, dauert er 5 oder 10 Kalendertage ab Ausstellung des persönlichen Zugangslinks. Das Postfach wird anschließend verbunden; nach Pilotende enden Abruf und Zugang, ohne automatischen Übergang in ein Abo. Bei einem Kauf erfolgen Einrichtung und Start persönlich. Umfang und Beginn des laufenden Betriebs werden vor Vertragsschluss vereinbart.

Der vereinbarte Monatspreis bleibt bestehen, solange keine neue wirksame Vereinbarung getroffen wird. Es erfolgt kein automatischer Preiswechsel nach zwölf Monaten.

5. Monatlicher Betrieb und Fremdkosten

Der Umfang des laufenden Betriebs (etwa Fehlerkorrektur innerhalb des vereinbarten Umfangs und erforderliche kompatible Updates), der Supportkanal, die Servicezeiten und die Reaktionszeiten werden im Angebot festgelegt; Echtzeit- oder Rund-um-die-Uhr-Überwachung, Benachrichtigung und automatische Alarmierung sind nicht Vertragsinhalt. Fällt die Postfachverbindung aus, erfolgt keine Benachrichtigung per Push, E-Mail oder SMS. Ein zusätzliches Änderungskontingent gilt nur, wenn Umfang und Grenzen im Angebot ausdrücklich festgelegt sind. Erweiterungen außerhalb des vereinbarten Umfangs werden nur nach vorheriger Vereinbarung beauftragt. Eine durchgehende Notdienstbereitschaft ist nicht enthalten.

Die Gebühren für die Zahlung über Stripe sind im ATLAS-Paketpreis enthalten. Kosten aus eigenen Verträgen des Kunden, insbesondere für Google Workspace, Microsoft 365, Domain und E-Mail, sind nicht enthalten. Weitere erforderliche Fremddienste und gesondert vereinbarte Sonderintegrationen werden vor Beauftragung benannt.

6. Stripe Billing und Kündigung

Beim Direktkauf über Stripe Checkout werden die Einrichtung (1.199 Euro) und die erste Monatsgebühr (299 Euro) beim Kauf gemeinsam sofort berechnet, insgesamt 1.498 Euro. Danach fallen 299 Euro pro Monat an. Bei persönlich vereinbartem Start gilt der im Angebot genannte Beginn. Die Abrechnung des laufenden Betriebs erfolgt je nach Angebot per Rechnung oder, bei Direktkauf, über Stripe Billing.

Der laufende Betrieb ist monatlich kündbar. Die Kündigung kann in Textform, zum Beispiel per E-Mail an die im Impressum genannte Kontaktadresse, bis zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats zugehen und beendet den laufenden Betrieb zu diesem Zeitpunkt. Der erste Abrechnungsmonat beginnt mit dem Tag, an dem die erste Monatsgebühr fällig wird; Abrechnungsmonate beginnen daher nicht zwingend am ersten Kalendertag. Der vereinbarte Monatspreis begründet keine Jahresbindung. Vereinbarte Ansprüche für die einmalige Einrichtung und gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

Ein Stripe-Selbstzugang besteht nur, nachdem er für AnfragePilot ausdrücklich aktiviert und dem jeweiligen Kunden persönlich bereitgestellt wurde. Diese Website stellt derzeit kein allgemeines Kundenportal bereit.

7. Einrichtung, Test und Abnahme

Automatischer Kundenversand ist nicht freigeschaltet. Ohne gesondert eingerichtete und abgenommene Zusatzfunktionen erfolgen Versand und Kalenderbuchung durch den Betrieb aus dessen eigenem Postfach und Kalender. Jeder Vorgang bleibt offen, bis der Betrieb ihn prüft. Ein automatischer Importlauf ist alle zwei Minuten für jeweils ein Postfach vorgesehen; bei mehreren Postfächern werden die Abrufe reihum verteilt; ein Nachweis für den zeitgesteuerten Lauf im Livebetrieb steht noch aus. Zusätzlich kann der Betrieb im Arbeitsplatz mit „Postfach jetzt abrufen“ einen Abruf auslösen, höchstens einmal je Minute.

Die Erkennung von Notfallhinweisen (Gas, Kohlenmonoxid, Brand, Wasserschaden) ist regelbasiert (Stichwortsuche), kann Fälle übersehen und ersetzt weder den Notruf noch die telefonische Rückfrage; AnfragePilot ist kein Notdienst. Ob ein Fall sicherheitskritisch ist, beurteilt der Betrieb. Ein Treffer setzt die Priorität „Notfall“: roter Hinweis im Arbeitsplatz, Fall an oberster Stelle, Entwurf mit einer festen Sicherheitsanweisung (Notruf 112) nach der Anrede. Der Hinweis erscheint nur, wenn der Arbeitsplatz geöffnet oder neu geladen oder „Postfach jetzt abrufen“ angeklickt wird; die geöffnete Seite aktualisiert sich nicht von selbst. Es erfolgt keine Benachrichtigung per Push, E-Mail oder SMS. Offene Vorgänge bleiben im aktuellen Entwicklungsstand auch über 50 Einträge hinaus sichtbar. Das ersetzt keine vollständige Kontrolle des ursprünglichen Postfachs. Notfall-Entwürfe enthalten keine Rückfragen und keine Terminzusage; für Notfälle bietet der Arbeitsplatz keine Terminvorschläge an. Bei Gefahr rufen Sie sofort die 112 an.

Nach der Einrichtung erhält der Kunde Gelegenheit zur Prüfung anhand der vereinbarten Testfälle. Festgestellte Abweichungen vom vereinbarten Umfang werden innerhalb angemessener Frist nachgebessert; gesetzliche Mängelrechte bleiben unberührt. Die Abnahme der Konfiguration wird im Rahmen der Einrichtung vereinbart und dokumentiert. Der Beginn der Monatsgebühr richtet sich nach Abschnitt 6, nicht nach der Abnahme. Nach einem Kauf richtet ATLAS Einrichtung und Zugang manuell ein; eine automatische Freischaltung erfolgt nicht.

8. Mitwirkung und Verantwortungsgrenzen

Der Kunde stellt die erforderlichen betrieblichen Angaben und berechtigten Zugänge bereit, benennt Ansprechpartner und Prüfer und nimmt Testfälle sowie Antworttexte ab. Zugangsdaten werden nicht per normaler E-Mail angefordert.

Vor dem Pilotstart ist vorgesehen, Datenschutzrollen, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), eingesetzte Dienstleister und Zugriffsrechte abzustimmen und zu dokumentieren. Das ist eine organisatorische Regel des Anbieters und wird technisch nicht erzwungen. Eine bestandene technische Kompatibilitätsprüfung ersetzt diese Abstimmung nicht. Die Konten und Freigaben müssen für den geschäftlichen Einsatz geeignet sein. Öffentliche Freigabelinks für Kundendaten sind nicht vorgesehen; ausgenommen ist der in Abschnitt 3 beschriebene persönliche Auswahllink für Terminvorschläge, der ohne Anmeldung Betreff und Terminvorschläge der jeweiligen Anfrage zeigt.

Der Kunde bleibt für handwerkliche Entscheidungen, Diagnosen, Preise, Terminzusagen, Notfallmaßnahmen, Einsatzplanung und die rechtmäßige Verarbeitung seiner Kunden- und Beschäftigtendaten verantwortlich. Keine bestimmte Zahl an Anfragen, Aufträgen, Umsätzen, Terminen oder eingesparten Stunden wird garantiert.

9. Betrieb, Beendigung und Schlussbestimmungen

Der Zugang zum Pilot-Arbeitsplatz endet mit dem Ende der Pilotphase (Abschnitt 4); ATLAS ruft das Postfach dann nicht mehr ab. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und eine ausdrücklich vereinbarte Übergabe bleiben unberührt. Für Haftung, Gewährleistung und sonstige Ansprüche gelten die gesetzlichen Vorschriften. Es gilt deutsches Recht.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist vorgesehen (Abschnitt 8). Er kann Rückgabe und Löschung der personenbezogenen Daten einschließlich vorhandener Kopien abweichend vom folgenden Absatz regeln, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Bis zu seinem Abschluss gelten die Fristen und Grenzen des folgenden Absatzes, einschließlich der Wiederherstellungsstände von Cloudflare D1.

Der Export der Vorgänge (Abschnitt 3) und die Löschung im Arbeitsplatz sind nur während des laufenden Zugangs möglich. Eine automatische Löschung importierter Daten nach Pilotende ist technisch vorbereitet, derzeit aber ausgeschaltet. Fristen und Löschumfang werden vor Freischaltung verbindlich vereinbart; eine laufende automatische Löschung wird hier nicht zugesagt. Sie umfasst nicht die Pilotanfrage und den Pilot-Datensatz (Zeitraum, Status, Entscheidung); deren Aufbewahrungsdauer ist noch nicht abschließend festgelegt. Cloudflare D1 kann Wiederherstellungsstände bis zu 30 Tage vorhalten. Die automatische Löschung widerruft die Freigabe beim Anbieter nicht. Im Arbeitsplatz kann die Verbindung widerrufen oder gelöscht werden, solange der Zugang läuft; bei Google versucht ATLAS dabei, die Freigabe beim Anbieter zu widerrufen. Bei Microsoft kann ATLAS die Freigabe nicht widerrufen; der Betrieb entfernt die Anwendung in seinem Microsoft-Konto unter „Apps und Dienste“. Jederzeit kann die Freigabe auch direkt bei Google oder Microsoft widerrufen werden. Weitere Datenrückgabe und Löschung nach Vertragsende werden gesondert vereinbart.